Pour un professionnel de santé, la gestion du téléphone peut rapidement devenir une contrainte quotidienne. Entre les demandes de rendez-vous, les modifications d’agenda et les appels reçus pendant les consultations, maintenir un accueil téléphonique disponible demande une véritable organisation. Basé à Madagascar, Nosycom propose un service de télésecrétariat médical à Madagascar destiné à externaliser cette gestion et à faciliter le quotidien des professionnels de santé.
Nosycom propose un service dédié aux professionnels de santé
Le télésecrétariat médical présente des particularités qui le distinguent d’un accueil téléphonique classique. Les interlocuteurs sont des patients et leurs demandes concernent directement le fonctionnement du cabinet ou de la structure de santé.
Avec son service de télésecrétariat médical à Madagascar, Nosycom prend en charge ces échanges à distance. L’objectif est de permettre aux professionnels de santé de rester disponibles par téléphone sans avoir à interrompre leur activité pour répondre eux-mêmes à chaque appel.
Les télésecrétaires interviennent dans un cadre défini avec le professionnel. Les modalités de prise en charge peuvent ainsi être organisées selon son activité, ses horaires et les consignes qu’il souhaite transmettre.
Cette organisation permet de disposer d’un relais téléphonique extérieur tout en conservant la maîtrise du fonctionnement du cabinet.
Quels appels ce télésecrétariat médical à Madagascar peut-il prendre en charge ?
Une grande partie des appels reçus par un cabinet concerne son organisation quotidienne. Ils ne nécessitent pas toujours l’intervention immédiate du praticien, mais doivent néanmoins obtenir une réponse et être correctement traités.
Le service peut notamment concerner :
- L’accueil téléphonique des patients ;
- La prise de rendez-vous ;
- La modification ou l’annulation d’un rendez-vous ;
- La prise de messages ;
- La transmission des demandes au professionnel concerné ;
- L’application des consignes définies par le cabinet.
Le rôle du télésecrétariat consiste alors à créer un premier niveau d’accueil. Lorsqu’une demande nécessite l’intervention du professionnel, les informations utiles peuvent être recueillies afin de faciliter son traitement ultérieur.
Cette organisation évite que chaque appel soit automatiquement dirigé vers le praticien et permet de mieux répartir les sollicitations reçues au cours de la journée.
La gestion des rendez-vous au cœur du service
La prise de rendez-vous représente une part importante du secrétariat d’un professionnel de santé. Un agenda évolue constamment : nouvelles demandes, annulations, déplacements ou créneaux à respecter selon les motifs de consultation.
Le télésecrétariat médical à Madagascar proposé par Nosycom permet de déléguer cette partie de l’organisation.
Les télésecrétaires suivent les règles communiquées par le professionnel pour gérer les demandes. Le cabinet peut notamment définir ses disponibilités et les modalités applicables à la prise de rendez-vous.
Cette organisation est particulièrement intéressante lorsque le téléphone sonne pendant les consultations. Le praticien n’a pas à choisir entre interrompre son rendez-vous en cours et laisser l’appel sans réponse.
Les patients disposent d’un interlocuteur pour leur demande tandis que le professionnel peut rester concentré sur son activité.
Des consignes adaptées au fonctionnement du cabinet
Un médecin généraliste, un spécialiste ou une autre structure médicale ne reçoit pas nécessairement les mêmes demandes. Les habitudes d’organisation peuvent également varier considérablement d’un professionnel à l’autre.
C’est pourquoi un service de télésecrétariat médical doit pouvoir fonctionner à partir de consignes précises.
Les instructions peuvent notamment concerner :
- Les horaires de prise en charge ;
- Les règles liées aux rendez-vous ;
- Les informations à recueillir auprès des patients ;
- Les demandes nécessitant une transmission ;
- Les interlocuteurs auxquels adresser les messages.
Ce cadrage permet aux équipes de Nosycom de savoir comment traiter les différentes situations rencontrées au téléphone.
Il constitue également un élément important pour maintenir une continuité entre l’organisation du cabinet et le secrétariat externalisé. Le professionnel reste ainsi décisionnaire des règles appliquées à son activité.
Une solution pour limiter les interruptions pendant les consultations
Le téléphone constitue une source d’interruption importante dans de nombreux cabinets. Même lorsqu’un appel ne dure que quelques minutes, il peut couper une consultation ou obliger le professionnel à rappeler ses patients ultérieurement.
L’intérêt du télésecrétariat est précisément de dissocier ces deux activités.
Pendant qu’un praticien reçoit ses patients, les appels peuvent continuer à être pris en charge. Les demandes qui relèvent directement du secrétariat sont traitées tandis que les informations nécessitant une intervention du professionnel peuvent lui être transmises.
Ce fonctionnement peut également être intéressant pour une petite structure qui ne dispose pas d’un secrétariat physique permanent.
Avec son télésecrétariat médical à Madagascar, Nosycom offre ainsi une solution d’externalisation qui évite nécessairement de mobiliser une personne au cabinet pour assurer l’ensemble de l’accueil téléphonique.
Une équipe francophone basée à Madagascar
Nosycom est implanté à Antananarivo, à Madagascar. Pour une prestation destinée à des professionnels francophones, la maîtrise de la langue constitue naturellement un élément essentiel.
Dans le secteur médical, l’enjeu ne consiste pas uniquement à comprendre les mots prononcés. La télésecrétaire doit pouvoir recueillir correctement une demande, reformuler si nécessaire et transmettre des informations suffisamment claires pour être utilisées par le cabinet.
La qualité de l’expression orale participe également à l’expérience proposée au patient. Lorsqu’il contacte son professionnel de santé, celui-ci doit pouvoir expliquer sa demande à un interlocuteur capable de la comprendre et de l’orienter selon les consignes prévues.
L’implantation malgache de Nosycom s’inscrit ainsi dans son positionnement de prestataire d’externalisation pour des structures francophones.
Pourquoi externaliser le secrétariat médical ?
Le recours à un service externalisé répond généralement à un besoin d’organisation. Un professionnel peut recevoir suffisamment d’appels pour être régulièrement interrompu, sans pour autant avoir besoin d’une secrétaire présente physiquement en permanence.
Le télésecrétariat permet alors de disposer d’un relais adapté à la gestion des appels.
Cette solution peut notamment répondre aux besoins :
- D’un praticien exerçant seul ;
- D’un cabinet réunissant plusieurs professionnels ;
- D’une structure recevant un volume important d’appels ;
- D’un professionnel souhaitant mieux protéger ses temps de consultation ;
- D’un cabinet ayant besoin d’un relais pour son secrétariat.
Le principe reste le même : confier certaines tâches téléphoniques à une équipe extérieure afin que le professionnel puisse se concentrer davantage sur son activité.
Un service qui doit s’intégrer à l’organisation existante
Externaliser ne signifie pas abandonner le contrôle de son secrétariat. Le fonctionnement reste défini à partir des besoins du professionnel de santé.
Le cabinet détermine les tâches qu’il souhaite déléguer et les consignes correspondantes. Cette préparation est importante pour que le télésecrétariat médical à Madagascar s’intègre correctement aux habitudes déjà en place.
Une organisation claire facilite ensuite le traitement quotidien des appels. Les télésecrétaires savent quelles informations recueillir et comment traiter les différents motifs de contact.
Le professionnel peut de son côté continuer à gérer directement les situations qu’il souhaite conserver en interne.
Le service devient ainsi un prolongement du secrétariat plutôt qu’une organisation parallèle déconnectée du fonctionnement réel du cabinet.
Nosycom, une solution de télésecrétariat médical basée à Madagascar
À travers son activité de télésecrétariat, Nosycom propose aux professionnels de santé une solution pour externaliser la gestion de leurs appels et de leur agenda.
Son service de télésecrétariat médical à Madagascar repose sur des équipes francophones installées à Antananarivo et sur une prise en charge organisée selon les consignes communiquées par chaque client.
Accueil des patients, gestion des rendez-vous, prise de messages et transmission des demandes peuvent ainsi être confiés à distance, selon le périmètre défini.
Pour les professionnels qui souhaitent réduire les interruptions téléphoniques ou disposer d’un relais pour leur secrétariat, Nosycom propose donc une organisation permettant de déléguer une partie de ces tâches sans modifier le cœur de leur activité. Le cabinet conserve ses propres règles de fonctionnement tandis que les télésecrétaires assurent la prise en charge des missions qui leur sont confiées.
