La gestion des achats revêt une importance capitale dans toute entreprise, et surtout dans le secteur exigeant du BTP. En effet, un approvisionnement maîtrisé permet d’optimiser les coûts et la rentabilité des chantiers. Voyons ensemble les bonnes pratiques à mettre en place.
Rationaliser les dépenses pour optimiser les coûts
Avant même de penser à l’achat d’un logiciel de gestion des achats, il est essentiel d’établir un budget prévisionnel réaliste en analysant finement vos besoins en matériaux et équipements pour l’année à venir. Cela vous donnera un pouvoir de négociation optimal face à vos fournisseurs pour obtenir des tarifs avantageux, surtout si vous passez par des contrats-cadres sur le long terme.
Vous pouvez également vous appuyer sur un logiciel de gestion des achats pour rationaliser vos dépenses. Pour y parvenir, plusieurs paramètres doivent être pris en compte.
Analyser les besoins et établir un budget prévisionnel
L’établissement d’un budget d’achats prévisionnel nécessite au préalable une analyse détaillée de vos besoins. Pour chaque chantier, listez les matériaux et les quantités nécessaires.
N’oubliez pas non plus les équipements et matériels divers indispensables à vos équipes, tels que les outils, les véhicules, les EPI, etc. En consolidant l’ensemble de ces données, vous obtiendrez une vision globale de vos achats qui servira de base solide pour négocier des tarifs avantageux avec vos fournisseurs.
Négocier des contrats-cadres avec les fournisseurs stratégiques
Une fois votre budget prévisionnel établi, vous avez un levier puissant pour négocier des contrats-cadres pluriannuels avec vos principaux fournisseurs, ceux que vous considérez comme des partenaires stratégiques.
En leur garantissant des volumes d’achats importants et réguliers, vous êtes en position de force pour obtenir des ristournes substantielles et des tarifs très compétitifs. De tels partenariats sur le long terme présentent des avantages certains en termes de coûts, de délais et de qualité.
Assurer la traçabilité et le contrôle des commandes
Pour éviter toute mauvaise surprise budgétaire, il est indispensable d’assurer un suivi rigoureux de tous vos achats. Rien ne doit être laissé au hasard si vous voulez maintenir la rentabilité de votre entreprise. Des outils dédiés vous permettront d’y parvenir.
Mettre en place un logiciel de gestion intégré
Pour centraliser et automatiser le traitement de toutes vos commandes fournisseurs, le plus simple et efficace est de vous équiper d’un logiciel de gestion intégré. Celui-ci doit idéalement couvrir l’ensemble du processus :
- référencement des articles ;
- envoi automatique des bons de commande ;
- rapprochement avec les factures ;
- contrôle budgétaire, etc.
Privilégiez une solution Cloud, accessible à distance par vos équipes chantier. Les modules d’analyse et de reporting vous donneront une vision d’ensemble en temps réel sur vos dépenses.
Définir une procédure d’approbation des bons de commande
Complémentairement au logiciel de gestion, il est recommandé de mettre en place une validation hiérarchique de chaque bon de commande avant l’envoi aux fournisseurs. Fixez des seuils de montants et des niveaux d’approbation en fonction des responsabilités de chacun.
Outre l’aspect contrôle budgétaire, cela responsabilisera vos collaborateurs en leur faisant prendre conscience de l’impact de leurs achats sur la rentabilité globale.
Intégrer les achats dans la démarche qualité de l’entreprise
Vos fournisseurs et vos achats ont un impact direct sur la qualité des ouvrages que vous réalisez. Il est donc essentiel d’intégrer cette dimension qualité dans votre politique. Comment donc ?
Former les acheteurs aux exigences techniques des chantiers
Vos acheteurs sont votre interface avec les fournisseurs. Ils se doivent de parfaitement maîtriser les spécificités techniques des produits qu’ils référencent. Organisez des formations régulières animées par vos conducteurs de travaux, afin de les sensibiliser aux contraintes de chaque type de chantier et aux qualifications nécessaires en termes de matériaux. Ils sauront ainsi poser les bonnes questions et challenger les fournisseurs lors des appels d’offres.
Auditer régulièrement les fournisseurs sur des critères QSE
Ne vous contentez pas des déclarations de vos fournisseurs, mais vérifiez par vous-même leur respect des exigences QSE (Qualité Sécurité Environnement). Menez des audits réguliers sur leurs sites de production, leurs méthodes de travail, leurs certifications.
Intégrez également ces aspects dans vos grilles de notation pour référencer objectivement les meilleurs d’entre eux et faire monter le niveau de qualité général de votre chaîne d’approvisionnement.
